Paula Stone ist VP für IP-Erneuerungen bei MaxVal. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der IP-Branche ist sie für die Überwachung von Patent- und Markenverlängerungen, die Verwaltung strategischer Kunden und die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Kundendienstes verantwortlich.
Im Folgenden finden Sie unser Interview mit Paula, in dem sie erzählt, was sie ursprünglich zu diesem Bereich hingezogen hat, was sie über den Zustand der Branche denkt, vor welchen Herausforderungen IP-Abteilungen stehen und worauf man bei der Auswahl eines IP-Erneuerungspartners achten sollte.
Können Sie etwas zu Ihrem Werdegang sagen und was Sie an der IP-Branche reizte?
Paula Stone (Paula): Nach meinem Abschluss in Betriebswirtschaft an der University of Michigan suchte ich nach einem Job, der meine Interessen in den Bereichen internationale Wirtschaft, Recht und Technologie vereint. Ich stieß auf ein Angebot von Master Data Center, das später von Thomson Reuters übernommen wurde, wo ich eine Stelle als Kundendienstmitarbeiterin im Bereich Recht erhielt. Und der Rest ist, wie man so schön sagt, Geschichte.
Während meiner gesamten Karriere habe ich mich dem Bereich des geistigen Eigentums verschrieben. Und wenn Sie einmal Teil der IP-Welt geworden sind, werden Sie sie nie wieder verlassen! Seine sich ständig verändernde Natur ist fesselnd und herausfordernd, insbesondere wenn man geistiges Eigentum mit Technologielösungen kombiniert. Ob es sich um kleinere Änderungen der Länderregeln, neue Verträge wie das EPG oder das Hinzufügen von Softwarefunktionen zur Verbesserung von Prozessen handelt, es gibt immer eine weitere Ebene, die angestrebt und erreicht werden muss. Und es macht mir wirklich Spaß, Probleme zu lösen und dieses Wissen mit anderen zu teilen, sei es mit meinem Team oder vor allem mit unseren Kunden.
Wie sieht ein typischer Tag bei Ihnen aus?
Paula: Einen großen Teil meines Tages verbringe ich damit, eng mit unseren Kundendienst- und Erneuerungs-Teams zusammenzuarbeiten. Dazu gehört die Messung der wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), des Serviceniveaus und die Ermittlung von Möglichkeiten zur Verbesserung unserer bestehenden Dienstleistungen, Systeme und Methoden. Alles mit dem Ziel, ein Höchstmaß an Service, Support und Qualität zu bieten.
Außerdem leite ich das Team, das sich mit der Pflege globaler Inhalte zu IP-Regeln (Gesetzen) für mehr als 250 Jurisdiktionen für unser Flaggschiffprodukt Symphony befasst.
Und natürlich arbeite ich oft direkt mit Großkunden zusammen, um sie bei der Erzielung von Ergebnissen zu unterstützen. So habe ich immer den Finger am Puls der Zeit und weiß, was gebraucht wird und wie sich die Branche entwickelt.
Welche Herausforderungen sehen Sie für die IP-Abteilungen bei der Verwaltung von Verlängerungen?
Paula: Die meisten IP-Abteilungen waren gezwungen, IP-Daten und Verlängerungsdaten in zwei getrennten Systemen zu verwalten, und es war eine große Herausforderung, diese Systeme synchron zu halten. Die verschiedenen Anbieter haben unterschiedliche Methoden für die Datenübertragung, was ineffizient ist und nicht immer einheitlich oder genau erfolgt.
Einer unserer Wettbewerbsvorteile liegt in der Tatsache, dass Verlängerungen innerhalb von Symphony, unserer IP-Management-Softwarelösung, verwaltet werden. Die Kunden müssen nicht auf ein separates Verlängerungsportal zugreifen; alles ist in dasselbe System integriert und funktioniert in Echtzeit. Die Benutzer müssen lediglich einmal die Informationen in Symphony aktualisieren und dann zum Verlängerungsmodul gehen, um die Zahlung auszulösen - alles innerhalb desselben Systems.
Neben der Pflege präziser Daten zwischen unterschiedlichen Systemen benötigen Kunden oft Unterstützung beim Bereinigungsprozess, insbesondere bei der Festlegung, was und wann ihr Portfolio bereinigt werden soll. Auch hier erleichtert unsere IP-Management-Lösung Symphony diese Prozesse, egal ob die Bereinigung während des Erneuerungszyklus oder einmal im Jahr erfolgt.
Und schließlich würde ich sagen, dass die genaue Budgetierung ein Bereich ist, in dem IP-Abteilungen Schwierigkeiten haben. Unsere Lösung sorgt für Genauigkeit, indem sie täglich die Wechselkurse abruft. In unserer sich ständig verändernden Wirtschaftswelt ist es für die Budgetierung entscheidend, auf dem Laufenden zu bleiben.
Welche Faktoren sollten Unternehmen, die einen Anbieterwechsel in Erwägung ziehen, bei der Auswahl eines neuen Anbieters für die Erneuerung berücksichtigen?
Paula: Es versteht sich von selbst, dass der erste Schritt für jedes Unternehmen darin besteht, seine spezifischen Geschäftsanforderungen zu verstehen. Aber darüber hinaus gibt es meiner Meinung nach eine Reihe von Bereichen zu berücksichtigen.
Beginnen wir mit der Technologie. Viele Legacy-Anbieter setzen immer noch auf ältere Technologie, die weniger anpassungsfähig und weniger konfigurierbar ist. Die Erstellung von Berichten kann eine direkte Kommunikation mit einem Servicedesk und das Warten von ein oder zwei Tagen auf die Ergebnisse erfordern, anstatt die Möglichkeit zu haben, sie unabhängig auszuführen. Im Gegensatz zu anderen IP-Softwaresystemen basiert Symphony auf Salesforce und bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und Flexibilität. Mit Symphony können Benutzer problemlos Dashboards und Berichte entsprechend ihren spezifischen Anforderungen erstellen.
Vergewissern Sie sich, dass ein potenzieller Anbieter die IP-Länderregeln auf dem neuesten Stand hält. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass alle Anbieter Zugang zu den aktuellen Länderregeln für Verlängerungen haben, aber dies erfordert ein Team von engagierten Forschern, um sie zu pflegen.
Erkundigen Sie sich auch nach dem Agentennetz des Anbieters. Ein starkes Agentennetz ist unabdingbar, da die Agenten die Datenüberprüfung und die Erneuerungszahlungen übernehmen.
Achten Sie auf Gebührentransparenz. Es ist wichtig, dass die Beträge transparent sind und dass der Anbieter keine zusätzlichen Gebühren zu den Direktzahlungen oder der Vermittlungsgebühr für die Zahlungsabwicklung erhebt. Informieren Sie sich über die Vorgehensweise des Anbieters bei der Währungsumrechnung und anderen Gebühren und darüber, wie sich diese Gebühren auf die letztendlich zu zahlenden Gebühren für Verlängerungen auswirken werden. Erstaunlicherweise konzentrieren sich die Kunden auch nach all den öffentlich zugänglichen Informationen über versteckte Gebühren immer noch auf den Vergleich von Servicegebühren. Ein Vergleich zwischen den Anbietern, der alle Gebühren berücksichtigt, liefert bessere Daten, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Und natürlich ist es von entscheidender Bedeutung, über erfahrene und sachkundige Mitarbeiter zu verfügen – sie sollten ein gründliches Verständnis für die Patentanmeldung in Bezug auf Verlängerungen und insbesondere für EP- und PCT-Anforderungen haben (wie es heutzutage die meisten Menschen tun).
Servicelevel und Bearbeitungszeiten für Anfragen sind wichtig; achten Sie genau auf die SLA (Service Level Agreements) des Anbieters, in denen Reaktionszeiten, Eskalationswege und vereinbarte Strafen bei Nichteinhaltung der SLAs festgelegt sein sollten.
Und nicht zuletzt sollten Sie Empfehlungen von Unternehmen einholen, die den Dienst bereits in Anspruch genommen haben. Deren Erfahrungen können wertvolle Erkenntnisse liefern.
Wie haben Sie die Entwicklung der Abteilungen für geistiges Eigentum beobachtet, um den Fokus zu wechseln?
Paula: Anfangs bestanden die IP-Abteilungen hauptsächlich aus einem Operations Manager, der für das interne Docketing und das Portfoliomanagement verantwortlich war. In den letzten zehn Jahren hat es eine deutliche Verschiebung hin zum Outsourcing dieser Aktivitäten gegeben. Viele Unternehmen pflegen ihre Daten nicht mehr, sondern vertrauen sie ihren Kanzleien zur Verwaltung an.
Es hat sich eine neue Belegschaft herausgebildet, die sich von der vor 25 Jahren existierenden unterscheidet, was möglicherweise zu diesem Übergang beiträgt. Es besteht definitiv ein Bedarf an einem benutzerfreundlicheren System, das weniger Schritte erfordert und intuitiver ist. Weniger Klicks mit besseren Ergebnissen.
Welchen Rat würden Sie schließlich Neulingen bei der Erneuerung von geistigem Eigentum geben?
Paula: Diejenigen, die neu im Bereich der IP-Erneuerung sind, sollten bei der Befolgung bewährter Praktiken Vorsicht walten lassen. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. IP-Fachleute sollten abwägen, welche Maßnahmen sie beginnen, stoppen und beibehalten sollten. Und es versteht sich von selbst, dass Sie einen Partner wählen sollten, der bewährte Praktiken anbietet und den Status quo in Frage stellt, anstatt lediglich bestehende Prozesse zu kopieren. Man weiß nie, welche Verbesserungen mit ein paar einfachen Änderungen an den Prozessen erzielt werden können.
