Erschließen Sie die volle Leistungsfähigkeit Ihres IP-Management-Systems
IP-Operationen stehen heute vor einem komplexen Balanceakt zwischen steigenden Fallzahlen, knapperen Budgets, isolierten Systemen und immer anspruchsvolleren internen Interessengruppen. Diese konkurrierenden Überlegungen verlangen von den IP-Teams, dass sie den Wert des IP-Portfolios nachweisen, weltweit konform bleiben, ohne den Ball fallen zu lassen, und auf die gestiegenen Anforderungen an Transparenz und Berichterstattung reagieren. Und das alles bei gleichzeitiger Bewältigung der täglichen Verfolgungsaufgaben.
Was viele nicht wissen, ist, dass Ihr Intellectual Property Management System (IPMS) Ihnen helfen kann, diese Komplexität zu bewältigen. Ein modernes IPMS kann einen bedeutenden Unterschied bei der Rationalisierung von Arbeitsabläufen, der Gewinnung von Erkenntnissen und der besseren Abstimmung zwischen den Beteiligten machen. Allzu oft begnügen sich Unternehmen jedoch mit der Erstellung von Aktenordnern, der Verfolgung von Jahresgebühren und der Erstellung von Portfolio-Schnappschüssen.
Im Folgenden finden Sie fünf leistungsstarke Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht in vollem Umfang nutzen - dies aber tun sollten.
1. Fortschrittliches Management von Erfindungsmeldungen
Viele Teams haben eine Art Portal für Erfindungsmeldungen eingerichtet. Sie haben die Zeit der per E-Mail verschickten PDFs und der einfachen Erfassungsformulare hinter sich gelassen. Aber nur wenige nutzen wirklich die gesamte Bandbreite an Erfindungsworkflow-Funktionen, die in einem modernen IPMS zur Verfügung stehen.
Moderne Systeme unterstützen jetzt:
- Zwei-Wege-Zusammenarbeit zwischen Erfindern und IP-Teams zur Klärung von Offenlegungen oder zum Anhängen von zusätzlichem Material. Sie müssen keine komplexen Workflow-Regeln schreiben oder eine E-Mail außerhalb des Workflows generieren, um eine einfache Informationsanfrage an den Erfinder zu stellen - Sie klicken einfach auf eine Schaltfläche und stellen Ihre Frage, alles innerhalb des Systems.
- Automatisiertes Routing auf der Grundlage Ihrer Geschäftsregeln. IPMS-Systeme können jetzt komplexe Routing-Regeln berücksichtigen, einschließlich hierarchischer Technologielinien und mehrerer Klassifizierungsbäume.
- Integrierte Suchwerkzeuge für Neuheit und Patentierbarkeit, die direkt mit den Offenlegungen verknüpft sind. Führen Sie immer noch Recherchen außerhalb der Plattform durch und schalten zwischen Systemen hin und her, um einen vollständigen Überblick über die Einreichung zu erhalten? Die besten IPMS-Systeme verfügen über integrierte KI-Recherchetools, die nicht nur die Suche durchführen, sondern die Ergebnisse direkt im Bewertungsbereich des IPMS mit Ranglisten und Seite-an-Seite-Vergleichen für effizientere PRC-Sitzungen anzeigen.
- Integrierte Arbeitsabläufe für Patentprüfungsausschüsse zur Planung, Bewertung und Dokumentation von Entscheidungen, mit allen relevanten Anhängen, E-Mails, Metriken und strategischen Notizen an einem Ort.
- Benutzerdefinierte Bewertungsmetriken, die Ihnen helfen, Ihre Entscheidungen mit Ihren Geschäftszielen abzustimmen, mit dem Ziel, hochwertige Ideen zu priorisieren und Einreichungen für eine schnelle Bearbeitung zu kennzeichnen.
Wenn Sie diese fortschrittlichen Funktionen nutzen, digitalisiert Ihr IPMS nicht nur den Eingang von Offenlegungen, sondern schafft auch eine zentrale, strategische Pipeline für Innovationen. Es verbessert auch die Zusammenarbeit mit F&E und stellt sicher, dass Sie die wichtigsten Ideen schnell verfolgen können, damit sie ohne Verzögerung eingereicht werden können.
2. Workflow-Automatisierung bei sich wiederholenden Prozessen
Ihr Team erledigt bereits zahllose sich wiederholende Aufgaben: die Verwaltung von Anmeldefristen, die Überprüfung von PTO-Aktualisierungen, das Versenden von Statusberichten und die Verwaltung von Büroaktionen. Mehrere IPMS-Systeme bieten Workflow-Engines, die diese Aufgaben mit ein paar einfachen Klicks automatisieren können, aber aufgrund mangelnder Schulung oder der Abhängigkeit von E-Mails wird diese Funktion oft nicht genutzt.
Wenn in Ihrem System Workflow und Auslöser vorhanden sind, sollten Sie diese nutzen:
- Auslösen von Warnmeldungen, wenn sich der Status einer Angelegenheit ändert (z. B. Genehmigung → Erteilung)
- Weiterleitung von Aufgaben zur Überprüfung der Formalitäten nach einer neuen Anmeldung
- Automatisch generierte Erinnerungen an Erfinder oder Geschäftseinheiten in wichtigen Phasen des Portfolios
- Überprüfungen nach der Bewilligung und Arbeitsabläufe nach der Erteilung, um Lizenzierungsmöglichkeiten zu erkennen
Durch die Automatisierung kann sich Ihr Team auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei prozessintensiven Portfolios verringern.
3. Echtzeit-Portfolioanalysen und Berichts-Dashboards
Angesichts der zunehmenden Kontrolle der IP-Ausgaben und des ROI durch die Geschäftsleitung brauchen IP-Teams mehr als statische Tabellen. Sie brauchen Einblicke in Echtzeit. Die meisten modernen IPMS-Systeme bieten vollständig eingebettete oder integrierte Analysetools mit Echtzeitdaten (Live-Daten). Vorbei sind die Zeiten, in denen man 24 Stunden warten musste, bis die Daten aktualisiert oder in einem Bericht angezeigt wurden. Vorbei sind auch die Zeiten, in denen man den Anbieter selbst für die einfachsten Berichtsaktualisierungen kontaktieren musste.
Wenn Sie es noch nicht nutzen:
- Vollständig integrierte, dynamische und aktuelle Dashboards für globale und/oder segmentierte Portfolioübersichten
- Integrierte Drag-and-Drop-Funktionalität zur Erstellung von Berichten, die vollständig in das IPMS-System (und nicht in ein externes Tool) integriert ist, so dass Sie unabhängiger sind und schnell und einfach auf Berichtsanforderungen reagieren können, ohne dass Ihnen vom Anbieter Kosten entstehen
- Dashboards, die Ihr geistiges Eigentum mit Ihrem Unternehmen in Einklang bringen und die Möglichkeit bieten, Ihr Portfolio nach Geschäftsbereichen, Technologiebereichen und Produkten zu visualisieren. Sie können vollständig integrierte KI-gesteuerte Klassifizierungen nutzen, um eine genaue und aktuelle Kategorisierung des geistigen Eigentums Ihres Unternehmens für strategische Einblicke und Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
- Zeit bis zur Erteilung nach Gerichtsbarkeit
- Verfolgung der Effizienz der Strafverfolgung (z. B. Anzahl der Amtshandlungen pro Zulage)
...dann verpassen Sie eine wertvolle Gelegenheit, Ihr Team an den Geschäftsergebnissen auszurichten.
Ein gut entwickeltes Dashboard wird zur einzigen Quelle der Wahrheit für das IP-Team - und zu einem mächtigen Instrument, um die Führung zu beeinflussen.
4. Granularer rollenbasierter Zugang für Stakeholder
Ihr IPMS ist wahrscheinlich vollgepackt mit Informationen - Verfolgungsgeschichte, Rechnungen, Patentfamilien, Lizenzierungsdetails. Aber viele IP-Teams verlassen sich immer noch auf manuelle Recherchen und die Erstellung von Berichten für interne Kunden.
Ziehen Sie stattdessen die Aktivierung eines granularen, rollenbasierten Zugriffs in Erwägung, damit die wichtigsten Interessengruppen darauf zugreifen können:
- Sie können den Status der Anmeldungen ihres Teams in Echtzeit auf ihren eigenen Dashboards einsehen.
- Siehe anstehende Fristen, Geschichte der Strafverfolgung und statistische Informationen
- Zugriff auf Dashboards ohne Gefährdung sensibler oder exportkontrollierter Daten
- Self-Service-Informationsanfragen, so dass sich die Rechtsabteilung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann
Mit diesem Ansatz wird Ihr IPMS zu einer Drehscheibe für die Zusammenarbeit und nicht zu einer Blackbox. Es ermöglicht Ihren Ingenieuren, Produktmanagern und sogar den Finanzteams, Informationen selbst abzurufen, sodass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.
5. Patentauszeichnungen
Wenn Sie immer noch E-Mails von Ihren Erfindern erhalten, um deren Fragen zu beantworten, ob ihr Patent angemeldet oder erteilt wurde und wie der Status ihres Preises ist, dann vergeuden Sie unnötig Zeit und Ressourcen, die Sie für höherwertige Aufgaben einsetzen könnten.
Sie müssen sich nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen, und wenn Sie das tun, verpassen Sie fortschrittliche Funktionen für die Patentvergabe wie:
- Leistungsstarke Einstellungen für Prämienrichtlinien , die Ihre eigenen Geschäftsprozesse widerspiegeln, einschließlich monetärer und nicht-monetärer Prämien, sowie eine Kombination aus Zuständigkeits- und ereignisbasierten Auslösern, so dass das IPMS die Prämie auf der Grundlage der Richtlinie berechnen und den Workflow und den Genehmigungsprozess zum richtigen Zeitpunkt einleiten kann.
- Ermöglichen Sie Erfindern die Selbstbedienung bei Preisabfragen. Durch die Möglichkeit des granularen Zugriffs müssen Sie Erfindern nicht den Zugang zu Auszeichnungsinformationen verwehren, nur weil Sie ihnen den Zugang zum Patentmodul verwehren. Zeigen Sie nur die Verleihungsinformationen für die Datensätze, an denen sie gearbeitet haben, direkt auf ihrem Dashboard an.
- Integration mit Ihrem Gehaltsabrechnungssystem zur Rationalisierung des Zahlungsprozesses
Eine engere Verbindung zwischen dem Erfindungsprozess und den Berechnungen der Preise trägt dazu bei, Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten, und leitet die Informationen über den Preis automatisch direkt an den Erfinder weiter, wodurch Mitarbeiter entlastet werden.
Letzter Gedanke: Es ist an der Zeit, über das Docking hinauszugehen
Ihr IPMS sollte so viel mehr sein als nur eine Datenbank. Es sollte der strategische Betriebsmotor Ihres Teams sein.
Indem Sie sicherstellen, dass Ihr IPMS-System über moderne und fortschrittliche Funktionen verfügt und Ihr Team weiß, wie es zu nutzen ist, insbesondere in den Bereichen Offenlegungsverwaltung, Automatisierung und Analyse, können Sie Ihr Team entlasten, Risiken verringern und die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöhen, während Sie gleichzeitig den strategischen Wert des geistigen Eigentums steigern.
